AI-Reglement

Versie 1.0 | Ingangsdatum: 8 september 2026 | KvK: 98170147 | Btw: NL004375320B22

1. Doel

Dit document combineert:

1. het actuele register van AI-systemen die Jonkman Strategie gebruikt of via haar website laat gebruiken; en
2. de interne en publieke gebruiksregels voor die systemen.

AI is een hulpmiddel. De uiteindelijke inhoudelijke, zakelijke en redactionele verantwoordelijkheid ligt bij Martijn Jonkman.

2. AI-register

Niet-AI maar privacyrelevante platformverwerkers

Deze staan primair in het verwerkingsregister: Identity First Media, Supabase, Vercel, Cloudflare, Twilio SendGrid, Stripe en Sentry.

3. Waarvoor AI wel wordt gebruikt

• Metingen: vooraf vastgelegde vragen worden aan geselecteerde AI-modellen gesteld.
• Analyse: AI helpt data te ordenen, patronen te signaleren en alternatieve verklaringen te toetsen.
• Onderzoek: AI-modellen kunnen zowel onderzoeksobject als ondersteunend hulpmiddel zijn.
• Tekstproductie: AI kan concepten opstellen, herschrijven en redigeren.
• Beeld: AI kan beelden of visuele elementen genereren/bewerken.
• Websitechat: bezoekers kunnen met een duidelijk als AI herkenbare assistent communiceren.
• Online meetings: MeetGeek kan na voorafgaande informatie en instemming opnemen, transcriberen en samenvatten.

4. Waarvoor AI niet wordt gebruikt

1. Geen autonoom besluit over personen.
2. Geen selectie, rangschikking of profilering van medewerkers, sollicitanten, klanten of deelnemers op basis van sentiment, emotie of spreekgedrag.
3. Geen gegenereerde reviews, testimonials of fictieve cases.
4. Geen verzonnen bronnen, cijfers of onderzoeksresultaten.
5. Geen misleidende structured data.
6. Geen juridisch oordeel door AI als vervanging voor een jurist.
7. Geen BSN, medische dossiers, strafrechtelijke dossiers of vergelijkbaar gevoelige ruwe datasets in generatieve AI zonder afzonderlijke voorafgaande beoordeling.
8. Geen nabootsing van beeld of stem van bestaande personen zonder toestemming of andere aantoonbare rechtmatige basis.
9. Geen publicatie van AI-output zonder menselijke controle.

5. Menselijke controle

Martijn Jonkman:

• beoordeelt de relevantie van AI-output;
• controleert feitelijke claims, cijfers, namen en bronnen;
• corrigeert of verwijdert onbevestigde informatie;
• bepaalt zelf conclusies en aanbevelingen;
• blijft verantwoordelijk voor wat Jonkman Strategie oplevert.

Een AI-systeem krijgt geen mandaat om zelfstandig een klantwijziging, betaling, publicatie of andere externe actie definitief goed te keuren.

6. Persoonsgegevens in AI-systemen

Standaard

• zo min mogelijk persoonsgegevens;
• waar mogelijk anonimiseren of pseudonimiseren;
• openbare organisatiegegevens hebben voorkeur boven interne persoonsgegevens;
• alleen gegevens invoeren die voor de concrete taak nodig zijn;
• informatie die een opdrachtgever als niet-invoerbaar aanmerkt, wordt niet ingevoerd;
• trainings-/hergebruikinstellingen worden uitgeschakeld waar de leverancier dat ondersteunt en de gebruikte accountconfiguratie dat toelaat.

Bijzondere persoonsgegevens

Jonkman Strategie vraagt geen bijzondere persoonsgegevens aan voor reguliere Agentability-, content- of onderzoekswerkzaamheden. Worden zulke gegevens onverwacht ontvangen, dan worden ze niet verder in generatieve AI verwerkt en waar mogelijk verwijderd of geredigeerd.

7. Online meetings / MeetGeek

1. De AI-notetaker wordt niet heimelijk ingezet.
2. Deelnemers worden vóór of uiterlijk bij aanvang geïnformeerd over:
   • aanwezigheid van MeetGeek;
   • opname en transcriptie;
   • doel;
   • wie toegang krijgt;
   • relevante bewaartermijn.
3. Jonkman Strategie hanteert als interne standaard dat opname pas start nadat deelnemers expliciet hebben ingestemd.
4. Gesprekken waarin medische gegevens, personeelsdossiers of vergelijkbaar gevoelige individuele informatie centraal staan worden in beginsel niet opgenomen.
5. Sentiment-, emotie- of persoonsbeoordelingsfuncties worden niet gebruikt.
6. Opname, transcript en samenvatting worden verwijderd volgens het verwijderbeleid.
7. Gevalideerde afspraken uit een meeting kunnen apart worden opgenomen in het projectdossier; daarmee valt die informatie onder de projectbewaartermijn.

8. Transparantie

• AI-avatar en synthetische stem worden als zodanig herkenbaar gemaakt.
• De websitechat vermeldt dat de bezoeker met AI communiceert.
• AI-gegenereerd beeld of geluid wordt gelabeld waar de wet of context dit vereist.
• Gewone teksten die inhoudelijk door Martijn zijn gecontroleerd en waarvoor hij redactionele verantwoordelijkheid draagt, krijgen niet automatisch een AI-label.
• Wanneer een opdrachtgever zelf transparantieverplichtingen heeft, wordt bij oplevering aangegeven welke relevante onderdelen met AI zijn vervaardigd.

9. Internationale doorgifte

Een leverancier buiten de EER mag alleen persoonsgegevens ontvangen wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen zijn vastgesteld, bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit of Standard Contractual Clauses. De concrete bewijsstatus wordt vastgelegd in het verwerkings-/leveranciersregister.

10. Incidenten

Een vermoeden van ongeautoriseerde toegang, verlies, verkeerde ontvanger, onbedoelde publicatie of andere inbreuk met persoonsgegevens wordt onmiddellijk behandeld volgens de interne datalekprocedure van Jonkman Strategie.

11. Wijzigingsbeheer

Een nieuw AI-systeem mag pas structureel worden gebruikt nadat minimaal is vastgelegd:

• eigenaar/aanbieder;
• doel;
• gegevenscategorieën;
• grondslag;
• accounttype;
• training/hergebruik;
• retentie;
• doorgifte;
• DPA/voorwaarden;
• subprocessors voor zover relevant;
• verwijdermogelijkheid.

Reviewfrequentie: minimaal elk kwartaal en bij iedere materiële toolwijziging.

12. Versiehistorie

• v1.0 — consolidatie van eerdere AI-Reglementen v1.0–1.2, toegevoegd: registervorm, website-AI, MeetGeek, privacybewijsstatus en wijzigingsbeheer (8 september 2026).

Jonkman Strategie | Groningen | www.jonkmanstrategie.nl | info@jonkmanstrategie.nl | 06-47545819